Kirchliche Öffentlichkeitsarbeit vor Ort: Zwischen Befugnis und Engagement

IMG_0438Anmerkung vorab: Eigentlich sollte der Artikel in anderer Form in einem Print-Medium erscheinen, jedoch hat sich dies leider aus Gründen erledigt. Daher habe ich ihn jetzt umgearbeitet und hülle den Mantel der Höflichkeit und des Schweigens darüber, welches Print-Medium es gewesen sein könnte. (Und ich werde das auch nicht persönlich unter vier Augen verraten…) Bevor jemand fragt: Nein, es gibt keine Kurzfassung für diejenigen, die den Artikel nur auf Kernthesen überfliegen möchten – auch bekannt als TL;DR – too long, didn’t read. 

Einleitung: „Tue Gutes und Rede darüber“ – wer jetzt, ich?

In den Zeiten, in denen die Mittel für die Kirchgemeinden knapp und knapper werden, in denen sich laut Ruhrbischof Franz-Josef Oberbeck „die Ordnungen der Gesellschaft vor Ort wie auch in Deutschland, Europa und der Welt sich neu finden (…) Bezüge vieler zu ihren Heimatgemeinden und Pfarreien, zu den Ordensgemeinschaften, den Verbänden, den Gruppen haben keinen flächendeckenden Bestand mehr haben“ (Siehe: http://www.bistum-essen.de/start/news-detailansicht/artikel/mit-bescheidenheit-und-gelassenheit-auf-gottsuche.html) ist die Rolle der Öffentlichkeitsarbeit sowohl in der evangelischen als auch in der katholischen Kirche wichtiger denn je. Das Motto „Tue Gutes und rede darüber“ wird auf der Ebene der Kirchenkreise und der Bistümer meistens zentral von einer Pressestelle abgedeckt, die wie in Duisburg eine eigene Webseite betreut. (http://www.kirche-duisburg.de/content/index_ger.html, ähnlich im Bistum Essen: http://www.bistum-essen.de/start/presse-oeffentlichkeitsarbeit/pressemeldungen.html)  Allerdings: wenn dann zum Konzert, zur Veranstaltung, zur Vernissage dennoch kein Journalist erscheint und noch nicht einmal ein Photo in der lokalen Presse zu finden ist – dann ist der Unmut in der Gemeinde vor Ort groß. Jedoch ist die Frage, wie die Informationen aus der Gemeinde denn konkret zu den jeweiligen Zuständigen kommen eine, über die sich vor Ort direkt nicht unbedingt der Kopf zerbrochen wird. Während hauptamtliche Stellen innerhalb der Gemeinde allmählich abgebaut werden und mehr und mehr das Modell der Ehrenämtler aufgenommen wird um fehlende Kapazitäten in der Gemeinde auszugleichen, ist die Frage nach dem eigentlichen Konstrukt der Informationsvermittlung innerhalb der Gemeinde genauso wesentlich wie die Frage, wie die gewünschten Informationen an die Öffentlichkeit gelangen. Ein guter Kontakt mit dem Pressebeauftragten des Bistums, des Kirchenkreises ist da schon die halbe Miete eventuell – doch wer stellt diese her?

Die Befugnis-Situation: Jemand müsste mal eigentlich…

Es muss nun nicht unbedingt etwas Schlechtes heißen, wenn eine hauptamtliche Stelle von Ehrenämtlern übernommen wird. Im Gegenteil kann dies, sofern die Überleitung und die Einarbeitung gut funktioniert sogar von Vorteil sein: Neue Perspektiven und neue Sichtweisen können in der Gemeinde von Vorteil sein. Der Nachteil jedoch ist, dass trotz aller Bemühungen die langjährigen Verbindungen des Hauptamtlers und dessen Kontakte nicht immer auf die Nachfolger übergeben werden können. Ein Adressverzeichnis mit Ansprechpartnern zu pflegen ist das Eine, die persönliche und über Jahre hinweg gewachsene Beziehung und Zusammenarbeit mit Personen in und außerhalb der Gemeinde ist das Andere. Häufig haben die neuen Mitarbeiter auch nicht unbedingt die Zeit zur Verfügung, die eine hauptamtliche Kraft hat. Während eine Gemeindesekretärin ihre Arbeitszeit gänzlich der Verwaltung der Gemeinde, der Beantwortung von Anfragen, der Formulierung von Pressemitteilungen und sogar vielleicht noch dem Produzieren von Photos oder Videos – dies ist aber wohl seltener der Fall – widmen kann: Der Ehrenamtler kann, zudem wenn er noch im „normalen Berufsalltag“ steht nicht diese Zeit und Energie aufbringen. Eine Verschlankung der Aufgaben und eine Streichung von Diensten wird unweigerlich die Folge sein. Und ein erneuter mühsamer Kontaktaufbau zu Journalisten, Pressevertretern, Gemeindemitgliedern oder anderen. Dass Ehrenamtler eine Schulung oder eine Teilnahme an einem Seminar erhalten um ihre Aufgaben so erfüllen zu können wie es vielleicht nötig wäre ist dann wieder Wunschdenken – aber eines, das eigentlich selbstverständlich in den Köpfen der Leitung vorhanden sein sollte. Die schlechte Arbeit von Ehrenämtlern fällt schließlich immer auf die Gemeinde selbst zurück. Je besser also eine Übergabe, eine Einführung oder sogar ein Seminar gemacht werden – desto besser wird die Übernahme vonstatten gehen.

Übernimmt eine Gruppe von Ehrenamtlern in Abstimmung mit dem Leitungsorgan der Gemeinde eine bisher hauptamtliche Stelle ist die Frage, wer denn jetzt für welchen Bereich zuständig ist dringend zu klären. Denn hier liegt schon ein Fallstrick an dem Öffentlichkeitsarbeit in der Gemeinde scheitert: Wer hat eigentlich die Befugnis zu welchem Thema was an wen weiterzugeben? Diese Frage muss eigentlich auf der Ebene der Gemeindeleitung festgelegt werden – allerdings wird dies kaum getan. Da in den meisten Gemeinden ein Gemeindebrief herausgegeben wird, könnte eine mögliche Schnittstelle zur Presse und zu Anfragen aus der Gemeinde selbst – Öffentlichkeitsarbeit umfasst die Pressearbeit, ist aber weitaus mehr als diese – an dieser zentralen Stelle verankert sein. Dies entspräche in etwa dem Modell der Zeitungsredaktion und ihren Ressorts, aus denen die Informationen an einem Punkt zusammenlaufen und von dort erneut verteilt werden.
Allerdings setzt dies eine gut vernetzte und kooperative Zusammenarbeit der Ressorts mit der Redaktion und umgekehrt voraus. Dass hier des Öfteren mehr als nur Sand im Getriebe steckt, ist angesichts der Tatsache, dass selten jemand offiziell in einer Anweisung oder in einem anderen Papier eine Befugnis zur Einsammlung und zur Verteilung von Informationen hat kein Wunder. Man mag an dieser Stelle den Drang des Deutschen nach Bürokratie und Regeln bedauern: Hier nicht. Während Gemeinden in der Regel selbstverständlich jemanden für das Feld Finanzen besetzt haben, Ausschüsse für Gottesdienste, für den Kirchbau oder für die Kirchenmusik im Gremium selbst, so ist der Öffentlichkeitsarbeiter hier eine seltene Erscheinung. Und während aus allen Ressorts in der gemeinsamen Sitzung stets berichtet wird, scheint des Öfteren die Redaktion des Gemeindebriefes unter ferner liefen zu erscheinen. Letzter Punkt der Sitzung: Sonstiges. Noch Fragen?

Meistens gibt es keine Fragen oder wenn dann nur, wenn im Gemeindebrief falsche Angaben zu finden sind – was nach dem gedruckten Erscheinen natürlich nicht mehr korrigiert werden kann, daher ist die Webseite das Wirkungsfeld, das eigentlich ebenfalls in die Redaktion des Gemeindebriefes gehört. Oder zumindest müsste der Verantwortliche für die Webseite engen Kontakt mit der Redaktion haben. Das selbstorganisierte Einstellen von Beiträgen mag funktionieren, wenn eine gute Schulung vorab erfolgte, aber wenn auch hier nicht klar ist wer dazu befugt ist, wird in der Regel keiner etwas tun. Daher muss auch dies am besten in schriftlicher Form festgelegt werden. Eine Protokollnotiz reicht dazu schon.

Social Media: „Wir machen das jetzt, weil alle das machen“?

Zumindest eine Webseite sollte mittlerweile Standard für eine Gemeinde sein. Die Zeiten, in denen Menschen stets ihren Gemeindebrief aufbewahrten – sofern sie den Gemeindebrief überhaupt erhalten, schon jemand aus der Nachbargemeinde, der sich für ein Konzert interessiert wird den eventuell gar nicht bekommen – und dann nachschlugen wann was war sind eindeutig vorbei. Dass über die rechtlichen Fragen nach Impressum oder der Cookie-Richtlinie der EU bei der Erstellung der Seite geredet werden muss sollte einleuchten. Ebenso ist der Datenschutz, dem sich die Kirchen teilweise selbst in eigenen Vorschriften gegeben haben, einzuhalten. Die Frage nach dem Einsatz von Social Media ist dagegen eine, die wieder von personellen und zeitlichen Ressourcen abhängig ist. An dieser Stelle wird definitiv keine Empfehlung für oder gegen die Verwendung von Facebook, Twitter, Google+, Snapchat, Ello oder anderen Netzwerken oder Foren gegeben werden können – dazu ist die Situation vor Ort in den Gemeinden zu unterschiedlich.

Falls sich aber die Gemeinde doch für eine Präsenz in einem oder mehreren Netzwerken entscheidet sollte dieses Ressort ebenfalls an die Redaktion des Gemeindebriefes gekoppelt sein – allerdings darf es nicht so sein, dass dann Kurznachrichten erst von allen Redaktions-Mitarbeitern abgesegnet werden müssen oder dass die Leitung generell erst alles autorisieren muss. Dann sollte man Social Media auf jeden Fall sein lassen, das Medium ist im Gegensatz zum eher „bleistarren“ Gemeindebrief „Quecksilber“. Starre Regeln sind für Twitter oder Facebook nicht geeignet. Beispiele wie Redaktionen von Magazinen und Zeitungen mit Social Media umgehen und wie man selbst eine Strategie für sich entwicklen kann unter: (http://www.journalist.de/ratgeber/handwerk-beruf/redaktionswerkstatt/twitter-bei-uns-geht-das-so.html) In diesem Bereich spielt Vertrauen neben dem Engagement eine große Rolle – abgesehen davon, dass nicht jeder Ehrenamtler ständig Zeit hat sich um den Account der Gemeinde zu kümmern und die Betreuung der Accounts auch nicht in der eventuell einmal im Quartal stattfindenden Redaktionssitzung für die Printausgabe des Gemeindebriefes geschehen kann. Auch wenn diese Vorstellung bisweilen in den Köpfen herumgeistern mag.  Übrigens: Auch beim Einrichten einer WhatsApp-Gruppe sollte klar sein, wer diese einrichten kann und darf und wie dort kommuniziert wird…

Der Informationsfluss: „Ich sags dem Küster, das reicht doch wohl“

Informationen gehen verloren. Oder Informationen kommen doppelt und dreifach an. Oder Informationen, die man einmal schon verschickt hat werden im Laufe einer Email-Konversation derart hinterfragt, dass letzten Endes am Ende nach langen, vielen und umständlichen Mails keiner mehr so richtig weiß, was da eigentlich besprochen wurde. Und warum. Daher sind die Stunden, die man in ein Flussdiagramm steckt, das grob den Informationsablauf darstellt – wer bekommt wann was, wer gibt diese an wen weiter, was passiert, wenn jemand keine Information erhalten hat etc. pp. keine verschwendete Zeit, mag das Thema auch nicht gerade spannend sind. Im Gegenteil: Ist erstmal ein Informationsablaufplan erarbeitet und wird dieser schriftlich festgehalten steht einer gut organisierten Zukunft eigentlich nichts mehr im Wege. Eigentlich. Dass Informationen aber auch dann nicht immer dort ankommen wo sie ankommen sollten – dass ist für die Öffentlichkeitsarbeit fatal. Vermieden werden kann dies kaum. Manchmal ist ein Ressort oder ein Ansprechpartner auch nicht bereit die notwendigen Informationen weiterzuleiten – frei nach dem Motto: „Ich habs doch dem Küster erzählt, der leitete das garantiert weiter“. In dem Fall ist der Öffentlichkeitsarbeiter in einer Situation, die ein klärendes Gespräch nach sich ziehen muss – unabdingbar. Denn das, was der Öffentlichkeitsarbeiter in einer Gemeinde tut fällt unweigerlich auf diese zurück. Und beileibe mag man keinem Menschen eine bewußte Sabotage der Gemeindearbeit unterstellen – doch auch Mobbing ist in Kirchen nicht selten. Auch umgekehrt übrigens. Daher sollte vereinbart werden, welche Handlung welche Konsequenzen nach sich zieht. Dies wird meistens als Social Media Policy bezeichnet, ein Verhaltenskodex, der gemeinsam erarbeitet werden sollte.

Netzwerke, Netzwerke, Netzwerke

Falls es möglich ist, sollte man die Aufforderung von Jesus in die Welt hinauszugehen auch wörtlich nehmen. Und auch die Weiterbildung der Mitarbeiter ernst. Dass man Niemanden zu einer der größeren Konferenzen zum Thema Pressearbeit schicken kann ist einleuchtend in Zeiten des Geldmangels. Das andererseits aber auch genügend Veranstaltungen in der Umgebung vorhanden sein könnten, die wenig Salär kosten – darauf wird kaum geachtet. Formate wie der Twittwoch, Barcamps, Tweetups etwa ermöglichen den Austausch über das eigene Themenfeld, Wissenstransferierung und das Knüpfen von Netzwerken. Sowohl persönlich als auch virtuell.

Der Stand der Dinge zum Schluss: „Ist doch alles geregelt, oder?“

Eigentlich sollte dieser Artikel gar nicht notwendig sein. Schließlich sollte die Kirche – sowohl evangelisch als auch katholisch – doch bereits Richtlinien für die Öffentlichkeitsarbeit in den Gemeinden entwickelt haben. Wenn die evangelische Kirche in einem Synodenbeschluss die Bevorzugung von Open Source Software fordert, dann sollte doch auch für die Öffentlichkeitsarbeit zumindest eine Grundregel existieren. Und auch für die Katholische Kirche – oder?

„Nicht zuletzt sind die Kirchen selbst als Teil der Gesellschaft in ihrem Handeln von den Veränderungen der Medien betroffen. Sie sind herausgefordert, sich sowohl mit Beiträgen an der konkreten Gestaltung der demokratischen Medien- und Kommunikationsordnung zu beteiligen, als auch neue technische Möglichkeiten im Rahmen ihrer eigenen Publizistik zu nutzen,“ stellte die EKD in der Mediendenkschrift 1997 fest. (http://www.ekd.de/EKD-Texte/mediendenkschrift_1997_medien5.html) Eine genauere Ausformulierung wie dies in Gemeinden vor sich gehen soll findet sich hier allerdings nicht. Einzelne Gemeinden sammeln zwar ihre Erfahrungen zum Thema PR / Öffentlichkeitsarbeit – so http://www.alsfeld-evangelisch.de/fachbereiche/oeffentlichkeitsarbeit/diskussion/index-a-137.html – aber eine genaue Regelung scheint es nicht zugeben. Angesichts der Struktur der Evangelischen Kirche, die den einzelnen Gemeinden vor Ort viel Freiraum lässt, sollte das nicht verwundern. Und selbst die Frage, wie ein Pfarrer sich auf Facebook präsentieren solle ist nicht einheitlich geregelt. (Siehe https://www.evangelisch.de/inhalte/89742/07-11-2013/pfarrer-auf-facebook-eine-anleitung) Und auf katholischer Seite? „Überlegungen für „Social Media Guidelines“ für kirchliche Mitarbeiter in sozialen Netzwerken“ hat die Deutsche Bischofskonferenz 2012 veröffentlicht. (http://www.dbk.de/presse/details/?suchbegriff=Social%20Media&presseid=2131&cHash=2b33aaca41ef854f2b42100593684eac) Allgemeinverbindlich sind diese jedoch nicht. Es sind Empfehlungen, die das Verhalten von Mitarbeitern regeln können – und beschaut man sich die Empfehlungen an sich dann sind diese allerdings kurz und knapp und behandeln wichtige Detailfragen wiederum nicht. Eine ähnliche Auflistung ist dem Autor zwar auch für einen der evangelischen Kirchenkreise noch in Erinnerung, diese ist aber nicht mehr verifizierbar. Während es zwar einzelne Anweisungen zu geben scheint, die dann von den Gemeinden vor Ort unterschiedlich ausgelegt werden können – verbindliche Regelungen sind ferne. Dies ist letzten Endes aber auch begründbar: Da Social Media Guidelines / Social Media Policies immer auf den Einzelfall abgestimmt sein müssen kann eine Regelung von oben mit verbindlichen Hinweisen für eine lokale Gemeinde gar nicht praktikabel sein. Ebenso gibt es zwar gewisse Grundregeln für die Mitarbeiter, aber selbst diese müssen vor Ort eventuell abgeändert werden um den Bedürfnissen der Gemeinden zu entsprechen. Von daher ist es auch sinnvoll, wenn in der Evangelischen Kirche die Diskussion darüber, wie Pfarrer sich bei Facebook zu verhalten haben vielfältige Antworten hervorbringt – diese können dann für Richtlinien in der eigenen Gemeinde dienen. Zudem: Die angeführten Links betreffen nur einen Teilbereich der Öffentlichkeitsarbeit. Ob ein Öffentlichkeitsarbeiter ein Journalist per se ist, diese Frage sollte an anderer Stelle ausdiskutiert werden, aber eine Orientierung am Pressekodex ist auch für Öffentlichkeitsarbeiter nützlich.

Letzten Endes aber ist Öffentlichkeitsarbeit in der Gemeinde vor Ort notwendig und wichtig. Richtig angewendet liefert sie schlagkräftige Argumente für den Erhalt von Gemeindeaktivitäten und trägt zur besseren Arbeit innerhalb in der Gemeinde und den verschiedenen Gemeindegruppen bei. Denn auch diese wissen bisweilen nun nicht, was eigentlich die anderen Gruppen in der Gemeinde so tun – soll es durchaus geben.